貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)員在因外配訂艙面對的是每一單不同的船東或貨代，根據(jù)各家不同的操作規(guī)定提供海運(yùn)服務(wù)。 
     
    一．配船指南 
     
    適用于所提供的各條航線服務(wù)以及拼箱服務(wù)。 
     
    二．訂艙對象及方式 
     
    以價格優(yōu)先，航線好為宗旨，選擇有優(yōu)勢的船東或貨代訂艙。 
     
    訂艙方式：以書面訂艙（填寫訂艙單） 
     
    1、訂艙代理指定的托運(yùn)單格式 
     
    2、非指定的訂艙格式（中海托運(yùn)單的格式） 

    三．審核托運(yùn)單訂艙注意事項(xiàng) 
     
    在收到經(jīng)運(yùn)價中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容： 
     
    1．預(yù)配船期 
     
    2．箱型，箱量 
     
    3．貨名或貨類 
     
    4．重量，體積（拼箱必須提供的大約數(shù)） 
     
    5．起運(yùn)港/卸貨港/目的港（必須清晰明確） 
     
    6．付費(fèi)條款（需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”） 
     
    7．運(yùn)輸條款以及特別注意事項(xiàng)的要求 
     
    經(jīng)過運(yùn)價中心審核運(yùn)費(fèi)無誤后，向船東或貨代訂艙。 
     
    四．取得訂艙確認(rèn)應(yīng)注意事項(xiàng) 
     
    通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認(rèn)單（SHIPPING ORDER）后，將S/O上相關(guān)船東或貨代的資料刪掉，在SO上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話，傳真以及EMAIL地址，再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關(guān)的，先于提前1-2天安排落實(shí)好拖車計劃與報關(guān)事項(xiàng)。 
     
    五．FMS系統(tǒng)錄入以及核查各項(xiàng)費(fèi)用 
     
    錄入的依據(jù)是以BOOKIN GREPORTD 右上運(yùn)價中心人員注明的工作號，輸入工作號調(diào)出該票將相對應(yīng)的SO資料錄入。先核對客戶名稱，在訂艙號處輸入SO號，船名航次，截關(guān)日，ETD船舶離港時間，裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱，船公司，訂艙代理錄入公司代碼，按保存鍵即可。如有備注注明就在海運(yùn)界面里點(diǎn)擊訂艙欄里的備注欄注明。點(diǎn)擊費(fèi)用管理界面，與BOOKING REPORT上的費(fèi)用相核對，做好相關(guān)記號，為后面的確認(rèn)費(fèi)用單做好前提工作。